Baza wiedzy
Kiedy automatyzacja procesu się nie opłaca?
Kiedy automatyzacja nie jest jeszcze dobrą inwestycją i dlaczego czasem najpierw warto uporządkować proces, dane lub zasady pracy.
W jakich sytuacjach firma nie powinna jeszcze automatyzować procesu?
Z automatyzacją warto poczekać, gdy proces występuje rzadko, stale zmienia zasady, nie ma właściciela, opiera się na złych danych albo potencjalny koszt błędu i utrzymania przewyższa spodziewaną korzyść.
Automatyzacja nie jest celem samym w sobie. Jeśli proces jest rzadki, chaotyczny albo nie wiadomo, kto odpowiada za wynik, technologia może tylko utrwalić problem i dołożyć koszt utrzymania.
Czasem najlepszym wynikiem analizy jest decyzja: jeszcze nie automatyzujemy.
Proces jest zbyt rzadki
Jeśli zadanie pojawia się kilka razy w roku i zajmuje niewiele czasu, koszt analizy, wdrożenia oraz późniejszego utrzymania może być większy niż możliwa korzyść.
Najpierw warto policzyć skalę problemu.
Zasady ciągle się zmieniają
Automatyzowanie procesu w trakcie częstych zmian oznacza ciągłe poprawianie reguł i konfiguracji.
Najpierw warto ustalić stabilny wariant podstawowy oraz sposób obsługi wyjątków. Dopiero potem technologia ma solidny punkt zaczepienia.
Nikt nie odpowiada za wynik
System nie rozwiąże problemu niejasnej odpowiedzialności.
Musi istnieć osoba, która potrafi określić poprawny rezultat, zatwierdzić reguły i rozstrzygać sytuacje nietypowe.
Bez niej automatyzacja zacznie zatrzymywać się dokładnie tam, gdzie zatrzymuje się obecny proces.
Dane są niekompletne lub sprzeczne
Jeśli każdy pracownik zapisuje informacje inaczej albo te same dane występują w kilku wersjach, pierwszym projektem powinno być uporządkowanie danych wejściowych.
Automatyzacja złych danych może jedynie przyspieszyć rozprzestrzenianie błędów.
Nie wiadomo, jak zmierzyć efekt
Bez stanu początkowego trudno ocenić, czy wdrożenie coś poprawiło.
Nie potrzebujesz skomplikowanego systemu analitycznego. Często wystarczy zmierzyć czas, liczbę ręcznych kroków, poprawki, kompletność danych albo terminowość.
Jeżeli nie potrafimy powiedzieć, po czym poznamy poprawę, warto doprecyzować cel przed inwestycją.
Ryzyko błędu jest zbyt duże
W procesach o dużych konsekwencjach pełna automatyzacja może nie być dobrym pierwszym krokiem.
System może przygotowywać dane, porządkować informacje lub proponować decyzję, pozostawiając człowiekowi zatwierdzenie.
Ważna jest nie sama obecność automatyzacji, lecz poziom kontroli odpowiedni do ryzyka.
Utrzymanie kosztowałoby więcej niż oszczędność
Warto policzyć nie tylko koszt uruchomienia, ale również:
- poprawki po zmianach procesu;
- utrzymanie integracji;
- aktualizacje zewnętrznych systemów;
- obsługę błędów;
- monitoring;
- czas zespołu potrzebny do nadzoru.
Tania automatyzacja może okazać się droga, jeśli wymaga stałego ręcznego pilnowania.
Co zrobić zamiast automatyzacji?
Czasem wystarczy:
- usunąć zbędny krok;
- uprościć formularz;
- ujednolicić dane;
- wskazać właściciela procesu;
- opisać najczęstsze wyjątki;
- zmierzyć stan obecny;
- wrócić do decyzji po okresie obserwacji.
Rezygnacja z automatyzacji na danym etapie nie jest porażką. Może ochronić firmę przed wdrożeniem, które wymaga utrzymania, ale nie rozwiązuje właściwego problemu.