Baza wiedzy
Jak policzyć koszt ręcznego procesu w firmie?
Jak oszacować rzeczywisty koszt ręcznego procesu: czas pracy, poprawki, ustalanie statusu, opóźnienia i koszty błędów.
Jak oszacować rzeczywisty koszt ręcznej obsługi procesu?
Najpierw trzeba policzyć wolumen spraw oraz aktywny czas wszystkich osób uczestniczących w procesie. Następnie warto dodać koszt poprawek, ustalania statusu i błędów, a czas oczekiwania mierzyć osobno jako wpływ na cykl realizacji, sprzedaż lub obsługę klienta.
Ręczny proces kosztuje więcej niż czas osoby wykonującej jego główny krok. Do obsługi często dochodzą poprawki, przekazywanie informacji, szukanie statusu i praca kilku kolejnych osób.
Nie trzeba budować idealnego modelu finansowego. Wystarczy wiarygodny punkt odniesienia, który pozwoli porównać obecny sposób pracy z kosztem zmiany.
Zacznij od reprezentatywnego okresu
Wybierz typowy miesiąc albo inny okres odpowiadający charakterowi procesu i określ liczbę spraw.
Jeżeli występuje duża sezonowość, jeden miesiąc może być niewystarczający. Wtedy warto porównać kilka różnych okresów zamiast opierać decyzję na wyjątkowo spokojnym lub trudnym tygodniu.
Policz aktywny czas wszystkich osób
Proces może zajmować dziesięć minut u jednej osoby, ale później wymagać sprawdzenia, zatwierdzenia i poprawki przez trzy kolejne.
Uwzględnij łączny aktywny czas pracy wszystkich uczestników.
Podstawowy wzór może wyglądać tak:
liczba spraw × średni łączny czas pracy przy jednej sprawie × koszt godziny pracy
Jeżeli w procesie uczestniczą osoby o bardzo różnych kosztach pracy, dokładniej będzie policzyć każdą rolę osobno.
Dodaj koszty, których podstawowy wzór nie pokazuje
Poprawki
Sprawdź, jaki procent spraw wraca z powodu brakujących danych, pomyłki lub niejasnego opisu.
Policz czas potrzebny na poprawienie typowej sprawy i pomnóż go przez liczbę takich przypadków.
Przekazywanie informacji
Uwzględnij wiadomości, telefony i spotkania potrzebne tylko po to, aby ustalić, kto ma wykonać kolejny krok lub czego brakuje.
Ustalanie statusu
Jeżeli nie istnieje jeden widok procesu, pracownicy mogą regularnie pytać innych o postęp albo sprawdzać kilka narzędzi.
To jest realny czas pracy, choć zwykle nie pojawia się w podstawowym opisie procesu.
Błędy i ich konsekwencje
Nie każdy błąd kończy się jedynie dodatkową minutą pracy.
Warto osobno oszacować przypadki prowadzące do ponownej wysyłki, reklamacji, utraty terminu, korekty faktury czy innego mierzalnego kosztu.
Czas oczekiwania licz osobno
Oczekiwanie nie zawsze jest kosztem pracy, dlatego nie należy automatycznie mnożyć całego czasu trwania procesu przez stawkę godzinową.
Może jednak powodować inne koszty: opóźniać sprzedaż, płatność, obsługę klienta albo wykorzystanie zasobu.
Dlatego dobrze mierzyć dwa różne parametry:
- czas aktywnej pracy;
- całkowity czas przejścia sprawy od początku do końca.
Porównaj kilka scenariuszy
Warto zestawić co najmniej trzy warianty:
- pozostawienie procesu bez zmian;
- proste uporządkowanie bez automatyzacji;
- wdrożenie automatyzacji wraz z kosztem utrzymania.
Nie każda oszczędzona minuta zamienia się bezpośrednio w gotówkę. Trzeba określić, czy odzyskany czas zmniejsza nadgodziny, pozwala obsłużyć więcej spraw, skraca kolejkę czy poprawia terminowość.
Najważniejszy wynik obliczenia
Celem nie jest stworzenie idealnego modelu księgowego.
Potrzebny jest wystarczająco wiarygodny obraz obecnego kosztu i czasu procesu, aby odpowiedzieć na pytanie: czy proponowana zmiana ma ekonomiczny sens i gdzie może przynieść największą wartość?